Finanzas

Las responsabilidades del encargado de finanzas son limitadas por la cantidad de tiempo que se le puede dedicar, pero cubre las tareas básicas para poder mantener la empresa a flote. Estas tareas son las siguientes:

• Registro y seguimiento de los egresos e ingresos de la empresa.
• Ordenar facturas y constancias de pago para enviarlas a contaduría.
• Registro de los bienes de la empresa junto con su estado y su costo.
• Seguimiento de los pagos pendientes de clientes.
• Seguimiento de préstamos.
• Realizar proyecciones simples.
• Realizar los pagos mensuales.
• Realizar los pagos de impuestos y AFP.
• Mantener actualizado el historial financiero.

Algunas de estas tareas son realizadas a lo largo del mes mientras se van generando egresos/ingresos. Hay otras tareas que se realizan al finalizar el mes. Además se utilizan diferentes herramientas y documentos en Google Drive.

Herramientas y Miscelánea

• Encargado de finanzas: Christofer Chávez Carazas
• Ruc de la empresa: 20606121203
• Herramienta de seguimiento de egresos/ingresos: Board by BudgetBakers
• Carpeta de finanzas en Drive: Paulonia/Finanzas
• Documento de bienes y activos de la empresa: Paulonia/Finanzas/Activos
• Documento de préstamos: Paulonia/Finanzas/Prestamos
• Documento de pagos pendientes de clientes: Paulonia/Finanzas/Pagos pendientes
• Carpeta del historial financiero: Paulonia/Finanzas/Historial
• Carpeta de plantillas de documentos: Paulonia/Finanzas/Plantillas
• Se trabaja en el mes actual no se debe modificar nada de meses anteriores: Paulonia/Finanzas/Historial/[Año actual]/[Mes actual]/
• Dentro de la carpeta del historial del mes hay una carpeta llamada Documentos contadora, al final del mes toda esta carpeta se puede comprimir y enviar a contaduría.
• Dentro de la carpeta del historial del mes hay una carpeta llamada Constancias. Aquí se colocan todas las constancias de pago: screenshot de depósito, emails, etc.

Tareas realizadas en el momento

Estas tareas se realizan en el momento en que ocurre un hecho: hay un ingreso, egreso, nueva factura, etc. No toman mucho tiempo si se realizan en el momento.

Nuevo egreso

Los egresos pueden ser bienes físicos, virtuales o pagos a servicios; es todo lo que se paga con el dinero de las cuentas de la empresa.

Recomendaciones

• Siempre que sea posible, pedir factura del bien o servicio.
• Si no es posible, pedir un comprobante de pago.
• Si ninguno de los anteriores es posible, guardar una constancia del pago: screenshot del depósito, email, etc.
• Si es un pago por depósito, siempre guardar la constancia del pago: screenshot del depósito, email, etc.
• Puede haber egresos que tengan la factura y la constancia del pago. Tener los dos es lo ideal.

Proceso

1. Ver las recomendaciones y obtener factura, comprobante o constancia.
2. El egreso debe ser registrado en la herramienta de seguimiento. Se debe tener en cuenta en colocar la fecha, el monto exacto, la categoría y una descripción o el nombre del bien.
3. Si se tiene la factura, se debe guardar en la carpeta Documentos contadora dentro de la carpeta del historial del mes.
4. La constancia del pago se debe guardar en la carpeta Constancias dentro de la carpeta del historial del mes.
5. Si es un pago de AFP, la constancia del pago se debe guardar en la carpeta AFP dentro de Documentos contadora.
6. Si es un pago de Essalud, la constancia del pago se debe guardar en la carpeta Essalud dentro de Documentos contadora.
7. Si es un pago de IGV, la constancia del pago se debe guardar en la carpeta IGV dentro de Documentos contadora.
8. Si es un bien, hay que anotarlo dentro del documento: Paulonia/Finanzas/Activos.
9. Si es un préstamo, hay que anotarlo dentro del documento: Paulonia/Finanzas/Prestamos.

Pagos de clientes

El proceso que debe seguir el cliente y el encargado de comercial está detallado en el documentos Pagos de clientes. Aquí detallaremos algunos procesos que debe realizar el encargado de finanzas.

Generación de factura/boleta

1. La factura o boleta se puede generar en el portal SUNAT SOL para empresas.
2. La factura o boleta debe ser enviada a la persona de comercial encargado del cliente.
3. Guardar la factura o boleta en la carpeta Facturas generadas dentro de Documentos contadora dentro de la carpeta del historial del mes.
4. Si aún falta un pago o el pago de las detracciones, agregar una entrada al documento Paulonia/Finanzas/Pagos pendientes, calculando el pago de las detracciones y colocando un enlace que redireccione a la factura; también colocar el estado de los pagos.

Recepcionar pago de cliente

1. La persona de comercial encargada del cliente avisa que se ha realizado un depósito por parte del cliente.
2. Confirmar la llegada del dinero en las cuentas de la empresa.
3. Si es el pago de las detracciones, sí o sí es necesario que el cliente envíe el comprobante del pago.
4. Registrar el ingreso en la herramienta de seguimiento. Se debe tener en cuenta en colocar la fecha, el monto exacto, la categoría y el nombre del cliente o proyecto en la descripción.
5. Revisar si existe una entrada del cliente en el documento Paulonia/Finanzas/Pagos pendientes, y actualizar el estado. Si el cliente ya no tiene pagos pendientes, la entrada puede ser borrada del documento.
6. Si es el pago de las detracciones, guardar el comprobante del pago en la carpeta Detracciones dentro de Documentos contadora dentro de la carpeta del historial del mes.

Tareas de fin de mes

Son todas las tareas que se realizan al finalizar el mes.

Pagos a trabajadores

1. Para empezar este proceso es necesario los reportes de Toggl realizados por el área de Recursos Humanos. Se pueden encontrar en Paulonia/Recursos Humanos/Tracking/[Año]/[Mes]. Aquí encontraras los reportes y un excel con el resumen de las horas y el monto a pagar a cada trabajador.
2. Dar una revisión rápida de los reportes; que las horas coincidan con lo calculado en el excel generado por el área de Recursos Humanos.
3. A los trabajadores por recibo por honorarios, enviarle su respectivo cálculo y pedirles que generen su recibo.
4. El área de Recursos Humanos se encarga de los trabajadores en planilla. Dicha área nos envía la boleta de pago de cada trabajador en planilla.
5. Realizar el pago respectivo a cada trabajador luego de tener su recibo por honorarios o su boleta de pago. Guardar la constancia de transferencia.
6. Seguir el proceso de Nuevo egreso para registrar el egreso y la constancia.

Verificación de historial

Antes de enviar los documentos a contaduría es necesario verificar y cerrar el historial del mes que ha pasado. Además se tiene que crear la carpeta para el siguiente mes.

1. Revisar que todos los documentos en Documentos contadora estén en orden.
2. Abrir la cuenta de banco de la empresa y ver el historial de transacciones del mes. Comparar este historial con el historial generado en la herramienta de seguimiento. Crear en la herramienta de seguimiento cualquier transacción faltante.
3. En la carpeta del historial del mes crear un excel con la plantilla Historial mensual.
4. En ese nuevo excel agregar las transacciones por cada cuenta (soles y dólares) desde la herramienta de seguimiento.
5. Buscar las constancias de pago o facturas de cada transacción y agregar el enlace en el campo documento
6. El excel se cierra al momento de colocar el total acumulado del mes. En ese punto ya no debería haber ningún cambio en el documento.
7. Descargar la carpeta Documentos contadora. Se va a descargar comprimido en formato .zip.
8. Enviar por correo el comprimido a contaduría.
9. Realizar el pago del mes a contaduría. Seguir el proceso de Nuevo egreso para registrar el egreso y la constancia.
10. En la carpeta Paulonia/Finanzas/Historial crear las carpetas correspondientes para el siguiente mes; se crea también la carpeta del año si es nuevo año.
11. Dentro de la carpeta del mes crear las siguientes carpetas:
    • Constancias/
    • Documentos Contadora/
    • Documentos Contadora/AFP
    • Documentos Contadora/IGV
    • Documentos Contadora/Esscalud
    • Documentos Contadora/Facturas generadas