Reclutamiento (Líderes de equipo)

¡Bienvenidos Líderes de equipo y Reclutadores!

En este documento encontrarán las pautas generales que cada uno ha de seguir ante el lanzamiento de una campaña de reclutamiendo de talento humano. A lo largo del documento encontrará los siguientes términos:

Reclutador externo: Trabajador del área de Recursos Humanos
Reclutador interno: Líderes de equipo de cada área de Paulonia (Development, Cloud y Studio)

Tales términos serán empleados en todo el proceso de reclutamiento, tanto como los procesos empleadores como los de postulantes.

Antes de la campaña de reclutamiento

Solicitar la contratación de talento humano

Tenga en cuenta que un Líder de equipo (reclutador interno desde ahora) no está autorizado a iniciar un proceso de reclutamiento y todo lo que implica, sin antes no haber solicitado esto a la Junta de Accionistas. Los pasos a seguir para esta solicitud son:

Expresar la necesidad de talento humano en su área con un mínimo de 1 mes de anticipación
- Ha de convocar a una reunión ordinaria o extraordinaria en el que tiene que estar más del 70% de la Junta de Accionistas
- En caso no se pueda concretar una reunión, envíe un correo a contacto@paulonia.dev con el asunto Request New Recruitment process, indicando:
  1. El o los puestos
  2. Números de plazas
  3. Perfil y responsabilidades requeridos
La Junta de Accionistas ha de aprobar o rechazar la solicitud del reclutador interno a través de una reunión (es suficiente la presencia de 1 miembro de la Junta de Accionistas) o correo, en un plazo máximo de 3 días.

Responsabilidades de la Junta de Accionistas

La Junta de Accionitas deben determinar el rango salarial para los nuevos postulantes, así como coordinar los 3 puntos mencionados en la solicitud de contratación y aprobar o rechazar los requerimientos.
- En caso la Junta de Accionistas considere rechazar la solicitud, pueden pedir una modificación de especificaciones al reclutador interno solicitante y llegar a un acuerdo.
- Tenga presente que usted el clave para la determinación del nuevo personal, por lo que adicional a la aprobación o desaprobación de los postulantes, debe investigar la oferta y demanda de los nuevos perfiles a buscar.
La Junta de Accionistas se encargará de informar al reclutador externo, la necesidad de lanzar un nuevo proceso de reclutamiento
- Tiene que especificar con área coordinar para especificar y determinar el perfil y las responsabilidades de los nuevos postulantes, asi como el número de plazas y rango salarial.

Recuerde

Si bien es cierto los miembros de la Junta de Accionistas disponen del tiempo medido para la atención de todas sus responsabilidades, una campaña de reclutamiento debe ser tomado con prioridad o nivel de urgencia alto.

Responsabilidades del Reclutador Externo

Una vez el reclutador externo haya sido notificado por la Junta de Accionistas para el lanzamiento de una campaña de reclutamiento, este está en la obligación de coordinar con el reclutador interno solicitante, para la especificación del nuevo perfil a buscar.
Editar el formulario de Paulonia agregando o disgregando campos de información.
Planificiar y coordinar un plan estratégico para su difusión y aplicación.
Determinado el plan estratégico, el reclutador externo debe:
- Coordinar con el área de Marketing y Diseño para la creación de contenidos multimedia
- Identificar las principales fuentes de talento para difundir la campaña
Crear un Epic en Jira con todas las especificaciones y tareas iniciales asocidas

¡Tenga cuidado!

Recuerde que la recepción de formularios de los postulantes debe tener una fecha de apertura y cerradura. Procure que la fecha de cierre sea entre semana.

Responsabiliades del Reclutador Interno

Brindar toda la información pertinente al reclutador externo. Mientras más información proporcione, se especificará mejor el perfil a buscar.

Durante la campaña de reclutamiento

1. Recepción y calificación de formularios

Responsabilidades del Reclutador Externo

Una vez lanzada la campaña de reclutamiento, se recepcionarán los formularios admitiendo un formulario por cada postulante. La existencia de dos o más formularios, recaerá en el descarte de todos en cuestión.

Calificación de formularios

Cada campo de información pertinente y medible será calificado numéricamente del 0.0 al 5.0 bajo las siguientes pautas:

No puede ser riguroso, pues usted no está en la capacidad de calificar a un postulante como lo haría un reclutador interno.
Identifique el perfil proporcionado por el reclutador interno en el postulante. Si no halla ninguna coincidencia, califique con 0.0, caso contrario 5.0.
Valide todo tipo de información con fuentes referenciadas, corroborando la veracidad y legitimidad del formulario y del postulante.

Pre selección de postulantes

Todos los postulantes con una puntuación mayor o igual a 1.0, serán seleccionados como los postulantes aptos a pasar a la segunda fase.

Enviar correos de agradecimientos y motivación a los postulantes no calificados.
Envíe un informe a los reclutadores internos y Junta de Accionistas.
Calendarice llamadas telefónicas y preguntas adecuadas para la siguiente fase.

2. Entrevistas telefónicas

Responsabilidades del Reclutador Externo

Con los postulantes pre seleccionados, se debe aplicar un segundo filtro rápido y básico. Debe planificar preguntas de ámbito general, que puedan medir las habilidades blandas de cada postulante. Siga las siguientes pautas

Debe preparar un guión y aplicarlo a cada uno de los postulantes, asegurando una entrevista justa para todos.
Debe medir y detectar los siguientes puntos:
- Fortalezas y debilidades
- Razones por las que desea ingresar a Paulonia
- Razones de desempleo (despidos o renuncias)
- Presentación personal (pasa tiempos, actividades, valores, etc.)
- Por qué se le debe considerar como un postulante elegible
- Estilo de vida y organización
- Si tiene o tuvo un trabajo, identificar sus responsabilidades y experiencia en ello
- Prospección a largo y corto plazo de su vida
Al identificar y juzgar (sin ser riguroso) las respuestas del postulante, debe decidir si invitarlo a una nueva entrevista remota o no.
Informe al o los reclutadores internos del área solicitante, los resultados y lista de postulantes seleccionados para la entrevista remota.

¡Tenga cuidado!

Recuerde que esta fase a de finalizar un fin de semana, dando tiempo a los postulantes y reclutadores internos de planificar las reuniones remotas.

3. Entrevistas remotas

Responsabilidades del Reclutador Externo

Una vez determinada y notificada la lista de los postulantes recuerde que debe coordinar de forma meticulosa con los postulantes y reclutadores internos

Con los postulantes
- Enviar un correo informando que ha sido seleccionado para ser entrevistado por un reclutador interno, especificando el modo de agendar su entrevista por medio de Calendly y el plazo máximo de reserva.
- No envíe correos a los postulantes no calificados, dado que pueden ser considerados en caso de negociaciones fallidas.
Con los reclutadores internos
- Coordinar la apertura de la plataforma Calendly para recibir peticiones de entrevistas. Se debe especificar el periodo de inicio y fin.
- Crear tickets de Tarea en Jira asociándolos con el Epic de reclutamiento, para el o los reclutadores internos que participarán en la entrevistas remotas.
Con la Junta de Accionistas
- Crear tickets de Tarea para todos los miembros de la Junta de Accionistas, sin excepeción alguna. No se olvide asociarlos al Epic

Recuerde que usted puede intervenir en cualquier proceso de esta fase. Usted:

Puede dar seguimiento antes, durante y despues de cada entrevista, ya sea como testigo o corregidor hacia el reclutador interno.
No puede interrumpir al reclutador interno en medio de una entrevista, salvo existe un problema de conexión a internet u otros desastres.
Debe grabar las entrevistas en caso el reclutado interno no lo haga
Reúnase con el reclutador interno para cruzar resultados de las entrevistas remotas.
Reúnase con la Junta de Accionistas para determinar a los nuevos miembros.

Responsabilidades del Reclutador Interno

El reclutador externo está en la obligación de proporcionarle todo material de información de los postulantes seleccionados para la entrevista remota. Esta información tiene que ser para usted, la fuente de preguntas e intervenciones dentro de cada entrevista.

Debe guiarse del guión de entrevista remota Documento en proceso proporcionado por Paulonia en cada entrevista, asegurando que cada postulante reciba un trato justo e igualitario.
- No está obligado a seguirlo al pie de la letra, pero sí esta obligado a cumplir con todos los puntos a evaluar.
Debe grabar las entrevistas, pues estas ayudarán a la Junta de Accionistas a tomar una mejor decisión.
Debe calificar de 0.0 a 5.0 todos los puntos a evaluar. Recuerde que debe enfocarse en las habilidades duras sin dejar de lado las blandas.
- Por cada punto a evaluar, si usted detecta que el postulante se apega al perfil a buscar
Una vez finalizadas las entrevistas, notifique al reclutador externo y Junta de Accionistas
Reúnase con el reclutador externo para cruzar los resultado de sus entrevistas y poder determinar los posibles postulantes a contratar.
Determine una lista de postulantes elegibles para presentar a la Junta de Accionistas. Esta lista puede ser enviada por correo o presentada en un reunión. En esta lista debe incluir:
- Las calificaciones de todos los postulantes
- Los posibles postulantes a contratar
- El nivel de aporte productivo y no productivo de los posibles postulantes a contratar
- Pretenciones salariales y modalidades de pago de los posibles postulantes a contratar.
- Los posibles postulantes a contratar que usted elegiría.
Planifique una reunión con al menos el 70% de la Junta de Accionistas. Esta reunión debe ser presencial remota y no se permitirá la determinación del nuevo contratado por correo u otros medios escritos.

Responsabilidades de la Junta de Accionistas

Revisar las actualizaciones de la campaña de reclutamiento, ya sea provenientes del reclutador extero no interno.
Revisar la lista de posibles postulantes a contratar de forma exhaustiva y rigurosa.
Revisar y evaluar las grabaciones de las entrevistas.
Reúnase con el reclutador interno y externo para discutir y determinar a los nuevos miembros.
Definir los términos y condiciones para negociar con los posibles nuevos miembros, esto incluye:
- Salario
- Responsabilidades
- Modadalidad de pago
- Entrenamiento

4. Negociación y oferta de trabajo

Responsabilidades de la Junta de Accionistas

Una vez determinado los posibles nuevos miembros, y ya sea para afirmar las condiciones de los postulantes o informar de cambios determinados por la Junta de Accionistas y los reclutadores

Debe coordinar con el reclutador externo para reunirse con los postulantes y expresar las condiciones acordadas para ingresar a Paulonia.
Debe crear una tarea en Jira, asociado al Epic, para el reclutador externo, con el motivo de asegurar que se reunirá con los postulantes.

En caso los postulantes acepten las condiciones brindadas:

Debe coordinar con el o los reclutadores internos para iniciar una fase de entrenamiento (en caso amerite), e inducción para incorporarlo a sus actividades (de forma obligatoria)
- No se olvide de crear tareas en Jira asociadas al Epic
Debe coordinar con el reclutador externo para planificar la bienvenida y fase de inducción general por parte de Recursos Humanos.
Indicar al jefe de Recursos Humanos la creación del contrato bajo el concepto de periodo de prueba, especificando el salario, modalidad de pago y periodo de contrato. Firmarlo cuando esté listo.
En caso los postulantes no acepten, coordine con caracter de urgencia con el reclutador interno para definir que estrategia tomar
- Puede solicitar una nueva campaña de reclutamiento
- Puede coger postulantes más calificados de la lista de los no seleccionados

Responsabilidades del Reclutador Interno

Preparar sesiones periódicas para la inducción o entrenamiento de los posibles nuevos miembros.
Planificar y crear tareas en Jira, asociadas al Epic, para los posibles nuevos miembros
- No se preocupe si los postulantes no ingresen a Paulonia, ya que estas tareas quedarán almacenadas en el Backlog y podrán ser tomadas por cualquier trabajador de su área.

Responsabilidad del Reclutador Externo

Coordinar reuniones con los postulantes seleccionados para informar las condiciones hechas por la Junta de Accionistas
Si los postulantes aceptan
- Proceda a solicitar información personal restante para la elaboración del contrato por periodo de prueba
- Coordine con el jefe de Recursos Humanos para la elaboración del contrato
- Coordine con el jefe de Recursos Humanos para la bienvenida e inducción general
Si los postulantes no aceptan
- Coordine con la Junta de Accionistas y reclutador interno para aplicar una nueva estratégia, ya sea lanzando una nueva campaña o seleccionando postulantes de la lista de los no aceptados.
- En caso se cree una nueva campaña de reclutamiento, proceda con el mismo procedimiento del documento
- En caso se desee elegir uno de los postulantes no seleccionados, iniciar desde el paso 3, invitando al postulante a una entrevista remota.
- Cree tareas en Jira, asociados al Epic, ante cualquier decisión.

Después de la campaña de reclutamiento

Responsabilidades de la Junta de Accionistas

El 70% de la Junta de Accionistas debe estar presente en la bienvenida del nuevo miembro

Responsabilidades del Reclutador Externo

Coordinar con Recursos Humanos para la confirmación de documentos legales y fase de inducción
Enviar correos de agradecimiento a todos los postulantes que participantes.
Enviar un correo de felicitaciones y bienvenida a los nuevos miembros.
Coordinar con el área de Marketing y Diseño para la difusión de la campaña de reclutamiento realizada.
De por finalizadas las tareas y Epic de la campaña de reclutamiento

Responsabilidades del Reclutador Interno

Iniciar una fase de entrenamiento e inducción controlada